現在はインターネットを使った転職活動が主流となっていますから、問い合わせや応募をメールで行うことも増えてきました。しかし、普段何気なくメールのやり取りをしている割には、改まったメールを送った経験のない人が多く、最低限のマナーすら守られていないメールを送ってしまうケースが見られます。
顔が見えない以上、メールマナーが守られているかどうかが、相手の受ける印象を大きく左右します。ですから、実際にはメールマナーで損をしている人がとても多いようなのです。では、どの様な点に注意して書けばよいメールになるのでしょうか？
まず、メールを送る際には、必ず具体的な件名を記載するようにしましょう。空欄にしたり、「お願いします」「お世話になります」の様な曖昧な件名にしたりしてしまうと、迷惑メールと間違えられてしまいます。「看護師募集の件でメールします」「看護師募集に応募します」等、相手が受け取ったときに何が書かれているかわかるような件名にする事が大事です。
また、履歴書や職務経歴書を添付するとスムーズに話が進むように思いがちですが、初めてメールを送る際には、自己ＰＲや画像の入った物を添付して送るのは避けた方がよいでしょう。相手先のセキュリティによっては開封してもらえないこともあります。指定がない限りはファイルを添付して送らないようにしましょう。
更に、メールを書く際に注意したいのは、半角や機種依存文字は使用しないという点です。文字化けの原因となるため、読んでもらえない可能性もあります。合わせて誤字・脱字にも充分注意しましょう。手書きとは違ってとんでもない変換がされてしまう場合があります。送信前には必ず見直すようにしましょう。
もし、相手から返信があった場合には、速やかに返事を送るように心掛けます。しかし、その際に、件名を「Re」のままで送るのは避けた方がよいでしょう。「○○です。面接のご連絡ありがとうございました」など具体的な件名に直して送るのが礼儀です。
本文に関しては、メールも手書きの手紙もほぼ同じですが、それ以外の部分にはメールならではのマナーがあります。きちんとマナー守って、よい印象を与えられるようなメールを送るようにしましょう。